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Se todos os recursos trabalhassem no seu projecto 8 horas diárias, 100 por cento produtivas, seria fácil calcular a duração das actividades. Dividia o número de horas de esforço necessárias pelo número de recursos e pelo número de horas diária de trabalho. Por exemplo, se uma actividade foi estimada em 80 horas de esforço e tem uma pessoa para a realizar, trabalhando 8 horas por dia, a duração dessa actividade seria de 10 dias (80 / 1 / 8).

A gestão das expectativas do cliente é importante em todos os projectos, mas é especialmente relevante quando o projecto for de grande dimensão, com visibilidade, político ou crítico para o negócio. Quando as expectativas são bem geridas, todos as partes envolvidas sentem-se bem com o resultado final, mesmo que o projecto passe por algumas mudanças e desafios. Quando as expectativas são mal geridas, até mesmo um projecto que consiga cumprir os prazos e o orçamento, pode ser visto como um insucesso pelo cliente.

Os riscos são eventos futuros ou condições que têm alguma probabilidade de ocorrer e que têm algum impacto no seu projecto. Normalmente pensamos em riscos como algo negativo e tentamos planear de modo a garantir que o risco desapareça. Mas será que todos os riscos são negativos?

Erro de Gestão de Projectos nº 3: Não gerir o plano de trabalho

Durante a fase inicial do projecto, o gestor de projecto deverá despender o tempo necessário à definição e planeamento do projecto.  O produto da definição de um projecto traduz-se na elaboração do Charter do Projecto. O produto do planeamento é o plano de trabalho ou cronograma do projecto. O plano de trabalho é uma ferramenta vital para assegurar que o gestor de projecto e a equipa de projecto conheçam o que necessitam de fazer para conduzir o projecto a bom termo.

Em geral, todas as reuniões devem ter uma agenda. A preparação da agenda requer um pouco de tempo extra, mas pode ser simples, tal como escrevê-la em e-mail e enviá-la aos participantes. Reuniões marcadas periodicamente e mantidas no mesmo formato não necessitam de uma agenda publicada todas as semanas. Neste tipo de reuniões, a agenda formal é útil na primeira vez que os participantes se reúnem.  Uma vez que todos entendam o objectivo da reunião e o processo que é utilizado para executá-la, não haverá mais necessidade de enviar previamente uma agenda formal. Outras considerações sobre reuniões incluem:

A metodologia TenStep Project Management Process® foi concebida de acordo com um conjunto de princípios orientadores e que estão reflectidos nos conteúdos da metodologia:

Erro nº 2: Deficiente gestão do âmbito

Suponhamos que foi feito um bom trabalho na definição e planeamento iniciais do projecto. Para o gestor do projecto, isso é só o começo. Depois de planear o trabalho há que trabalhar o plano. O gestor do projecto deve garantir que o trabalho que foi planeado e acordado deve terminar no prazo e orçamento estipulados. No entanto, depois do projecto começar é bastante comum o cliente pedir mais (ou diferente) do que foi inicialmente acordado. É nesta altura que deve ser utilizada a gestão de alterações do âmbito. Caso contrário, o gestor do projecto acabará por tentar realizar mais trabalho do que foi acordado e orçamentado. Por outras palavras, irá a caminho de uma situação problemática.

Responsabilidades pelo processo

O gestor de projecto é totalmente responsável pelo processo usado para gerir um projecto. Isto não significa que deverá fazer todo o trabalho, podendo delegar parte do mesmo a outros elementos da equipa. Antes do início da implementação do projecto, o gestor de projecto deve sempre assegurar que:

• O desenrolar do projecto é definido tendo como elementos chave os objectivos gerais, entregas, âmbito, pressupostos, riscos, organização, etc.
• É feito um planeamento das actividades que mostre como o trabalho será realizado e entregue.

Recorda-se da última vez que trabalhou num projecto que foi planeado e executado na perfeição? As expectativas foram alcançadas em termos de orçamento, prazo e qualidade do produto. Existiu uma relação cordial e profissional com os clientes. Não existiram problemas de espécie alguma.

Poderá lembrar-se de um ou dois projectos nessas condições, apesar de ser fácil esquecer os que terminaram com sucesso. Embora nenhum projecto seja absolutamente perfeito, existem muitos que terminam com o mínimo de problemas e preocupações.