Inclua informações úteis nos Relatórios de Progresso
Admitimos que os relatórios de progresso nem sempre são tão eficazes quanto deveriam ser. Esta realidade aplica-se tanto para os elementos da equipa que submetem esses relatórios ao gestor do projecto, bem como, para o gestor do projecto que submete os relatórios aos principais Stakeholders. Um dos principais motivos, reside em quem tem de elaborar esses relatórios considera isso uma tarefa incomoda e não uma forma de comunicar informações valiosas. Tipicamente, recebe-se um relatório de progresso resumido que quase nada diz, ou um relatório de progresso que contém todas as actividades triviais que foram realizadas.
Deve tentar assegurar que a informação contida nos relatórios de progresso possa ser utilizada no processo de tomada de decisões. Pergunte à sua equipa (e a você mesmo) se a informação contida no relatório de progresso realmente comunica algo de valor ou apenas ocupa espaço. Geralmente, o relatório de progresso deve centrar-se nos seguintes tópicos:
- Progresso realizado nas actividades planeadas
- Comentários sobre as actividades que deveriam estar concluídas, mas não estão
- Problemas encontrados, o respectivo impacto no projecto, e o que está a ser feito para a sua resolução
- As requisições de alteração do âmbito
- Novos riscos identificados
- Observações úteis ao leitor
Se incluir esta informação nos seus relatórios de progresso, verá que a informação é útil e poderá ser usada para gerir o projecto e manter os Stakeholders informados. Por outro lado, se relatar eventos triviais do período em questão, as pessoas passarão a não prestar atenção e a ignorar os seus relatórios.
Utilize apêndices para incluir mais detalhe
O seu relatório de progresso deverá incluir somente a informação que seja relevante. No entanto, poderá descobrir que parte da audiência está interessada somente nas excepções relativamente ao previsto (gestores sénior), enquanto que a outra parte está mais interessada nos detalhes (equipas técnicas).
Isto significa que tem que criar dois relatórios? Não necessariamente. Uma das formas de satisfazer os dois tipos de audiência é escrever relatórios de progresso formais com base em excepções e incluir os detalhes em apêndices (anexos). Por exemplo, a maioria dos leitores poderá querer saber o que foi realizado no período anterior e o que está planeado para o próximo período. Contudo, o seu gestor poderá querer conhecer todo o calendário das actividades. Para satisfazer ambos, basta incluir o calendário como apêndice. Se está enviando as informações através de e-mail, poderá enviar o calendário das actividades actualizado como um documento à parte.
