Compreender o caminho crítico para gerir com sucesso os seus projectos

A situação
A Joana é a gestora de projecto designada para um projecto com o objectivo de disponibilizar na Internet os relatórios existentes actualmente impressos em papel. Teve de re-planear o trabalho que ainda restava do projecto após o fornecedor da ferramenta que gera os relatórios ter decidido não lançar a versão on-line.
"O meu chefe atribuiu-me mais pessoas para trabalhar no projecto por isso não irá levar mais do que 30 dias acima da minha estimativa inicial para completar o projecto", disse Joana. "No entanto este reforço da equipa não está a ter o resultado esperado. O cronograma continua a mostrar-nos um atraso de dois meses para a data final e não consigo reduzir esse atraso. Até parece que esses elementos adicionais da equipa não estão presentes".
"Tens ideia do que poderá ser a causa?", perguntei-lhe. "Poderá ser que os novos elementos da equipa estejam a ter alguma dificuldade em alcançar o ritmo de trabalho pretendido?".
"Essa é a parte que me faz confusão." respondeu Joana, "Estou a atribuir-lhes trabalho e um prazo para as actividades. Na maioria dos casos, estão a concluir o trabalho dentro do previsto. Mas não está a ter o impacto que esperava na data de conclusão do projecto. Será que é um bug no software de gestão de projectos?"
"Essa é sempre uma possibilidade," disse-lhe. "Mas talvez haja um outro problema. Podes produzir-me um relatório que mostre o caminho crítico? Vamos lá ver como as actividades estão planeadas."
A Joana olhou-me com uma expressão perplexa. "O caminho quê?" perguntou. Foi então que percebi que poderia ter encontrado o problema.

Conselho TenStep
O caminho crítico é uma expressão que a maioria dos gestores de projecto reconhecem, mas que não compreendem inteiramente. O caminho crítico é a sequência de actividades que deve começar e terminar de acordo com o previsto para que o projecto termine na data prevista. As actividades que não pertencem ao caminho crítico, podem começar mais cedo ou terminar mais tarde sem pôr em causa a data final do projecto. No entanto, as actividades no caminho crítico devem começar e terminar tal como planeado. Se uma actividade no caminho crítico sofre um atraso de um dia, o projecto irá terminar um dia depois (a não ser que outra actividade no caminho crítico possa ser concluída um dia mais cedo do que o previsto). Cada projecto, qualquer que seja a sua complexidade, tem um caminho crítico.

Muitos gestores de projecto utilizam ferramentas de planeamento mas não sabem porque é importante identificar o caminho crítico. O caso da Joana é um exemplo disso. Se ela pretende reduzir o prazo do projecto, então tem que acelerar as actividades que estão no caminho crítico. As actividades não-críticas podem ser aceleradas, mas não terão impacto na data final do projecto. Com base nesta conversa inicial, tudo indica que a Joana está a utilizar os novos recursos em actividades que não estão no caminho crítico. Esse é o motivo pelo qual a data de conclusão do projecto não muda, apesar de ela estar a aplicar recursos extra a fazer trabalho que é completado mais cedo do que inicialmente planeado.

Solução proposta
Ultrapassar o dilema da Joana passa por utilizar a ferramenta de planeamento para identificar o caminho crítico. Depois deverá atribuir os recursos adicionais a actividades que pertencem ao caminho crítico. Esta é a única maneira de garantir que o projecto termine mais cedo. No entanto, uma palavra de cautela. A Joana, ao reduzir as actividades do caminho crítico, pode descobrir que o caminho crítico muda. Por isso, deve seguir o processo repetitivo de recalcular o caminho crítico sempre que atribuir recursos a actividades. Deste modo, irá assegurar que está a aplicar as técnicas de redução de duração nas actividades relevantes que terão impacto na data final do projecto.