Áreas específicas de gestão de projectos

Os projectos que começam com estimativas fracas estão destinados ao insucesso. No entanto, não existe dúvidas de que o trabalho de estimar é difícil porque é parte arte e parte ciência. A parte "ciência", que consiste em técnicas formais para estimar e fórmulas, pode ser aprendida e aplicada com a prática, A parte "arte", que consiste em tomar decisões sem todos os factos, é mais difícil de dominar.

Quando foi a última vez que esteve num projecto que foi planeado e executado perfeitamente e onde cumpriu as expectativas em termos de orçamento, prazos e qualidade do produto final? Embora não hajam projectos absolutamente perfeitos, a maioria deles termina provavelmente com um número “razoável” de problemas e stress. Claro que existem outros projectos que cumprem o critério de “em dificuldades”. Estes projectos têm problemas significativos para conseguir cumprir com os seus prazos, orçamentos ou entregas - talvez todos os três.

O objectivo deste curso é auxiliar a determinar se um projecto está em “dificuldades” e se for esse o caso, como preparar um processo para inverter a situação. Um projecto em dificuldades dificilmente irá cumprir com as expectativas iniciais. No entanto, este curso irá mostrar-lhe processos e técnicas concebidas para repor as expectativas e em seguida gerir o projecto para cumprir com os novos compromissos revistos.

Construir um cronograma de projecto viável após ter definido o projecto requer uma mistura de “Ciência” e de “Arte”. Normalmente o gestor de projecto não dispõe de um cronograma de um projecto anterior similar para utilizar e tem que criar o cronograma a partir do nada.

Este curso introduz processos e técnicas comprovadas para auxiliar na construção dum cronograma e na definição de estimativas realistas do trabalho. Adicionalmente são referidos outros tópicos incluindo como reconhecer problemas relativos à gestão do cronograma. No final do curso, os participantes estarão capacitados para criar cronogramas viáveis para os seus projectos e geri-los eficazmente.

Os projectos para serem bem sucedidos devem ir ao encontro das necessidades e expectativas dos clientes. Essas necessidades e expectativas são estabelecidas através do levantamento e da aprovação dos requisitos da solução final. Todos os projectos, independentemente da sua complexidade, necessitam de um processo formal que garanta que todos os requisitos são identificados, revistos, documentados e aprovados.

A qualidade é em última análise definida pelo cliente e representa o quão próximo o projectos e suas entregas corresponderam aos requisitos e expectativas do cliente. Um processo eficaz de gestão da qualidade resulta em entregas "melhores", processos de trabalho para construir as entregas mais eficazes e uma melhor satisfação do cliente. Também existe um custo associado com um processo de gestão de qualidade e é importante que o valor obtida com a qualidade supere esse custo. A maioria do custo associado com a qualidade ocorre durante o projecto, enquanto os benefícios da qualidade são visíveis durante o ciclo de vida do produto. Um programa eficaz de qualidade deve ser implementado tanto ao nível do projecto como ao nível da organização.

Muitas organizações, em todo o mundo, estão adoptando processos formais de gestão de projectos que lhes assegure a conclusão dos projectos no prazo definido, dentro do orçamento e com o nível de qualidade adequado. Parte da competência de executar melhor, mais rápido e com menor custo vem da capacidade para implementar processos e práticas comuns em toda uma organização. Quando isso acontece, não existe uma longa curva de aprendizagem para o gestor de projecto e os membros da equipa quando transitam de um projecto para outro. Muitas organizações conseguiram isto através de uma organização centralizada que é responsável por desenvolver e lançar uma metodologia de gestão de projectos comum. Estes grupos são normalmente designados por "Project Management Office (PMO)", "Project Office" ou "Project Management Center of Excelence". Neste curso irá aprender qual o papel desempenhado por um PMO e qual o seu valor para uma organização, quais os serviços disponibilizados por um PMO, como construir um modelo de implementação e como identificar outros serviços mais sofisticados que possam ser fornecidos por um PMO.

Riscos são condições ou circunstâncias futuras que estão fora do controlo da equipa de projecto, e que, quando se concretizam, têm um impacto adverso no projecto. Por outras palavras, enquanto um problema é uma situação presente que terá de ser solucionada, um risco é um problema potencial que poderá ocorrer no futuro. Um gestor de projecto reactivo tenta resolver os problemas à medida que estes vão ocorrendo. Um gestor de projecto pro-activo tenta resolver os potenciais problemas antes que eles se verifiquem. Muitos problemas podem ser antecipados. A gestão de risco é um processo pro-activo que visa eliminar os problemas potenciais antes da sua ocorrência e deste modo aumentar a probabilidade de sucesso do projecto. Com este curso aprenda como desenvolver um processo de identificação, análise e gestão de riscos e como responder e mitigar as consequências dos riscos nos seus projectos.

O âmbito define as entregas e os limites de um projecto. Se não houver uma adequada definição do âmbito, não é possível gerir eficazmente esse mesmo âmbito. Quando o projecto é definido, são estabelecidas expectativas quanto aos resultados do projecto, seu custo e prazo. Se as entregas do produto mudarem, as estimativas do custo, esforço e duração terão, muito provavelmente, de também mudar.

Os dias de projectos monolíticos, complexos e que duram vários anos passaram à história. São simplesmente de difícil planeamento e gestão. Uma melhor abordagem é particionar grandes iniciativas em múltiplos pequenos projectos. Estes pequenos projectos são mais fáceis de gerir e cada um tem melhores possibilidades de ter sucesso. Claro que se cada projecto fosse gerido independentemente, toda a iniciativa estaria em risco de se dispersar e ficar fora de controlo. Um programa é uma estrutura organizacional que é estabelecida para coordenar e orientar uma grande iniciativa constituída de múltiplos projectos relacionados. Este curso segue o modelo para programas e gestão de programas tal como descrito no Guide to Program Management do Project Management Institute.

Este curso ensina quais são os aspectos da gestão de portfolio que deverão ser compreendidos antes da sua implementação. No seu âmbito, procede-se ainda à demonstração de um modelo de implementação abrangente, dividido em seis fases: Definição, Alicerces, Selecção, Priorização, Autorização e Activação.