A função do gestor de projectos

Responsabilidades pelo processo

O gestor de projecto é totalmente responsável pelo processo usado para gerir um projecto. Isto não significa que deverá fazer todo o trabalho, podendo delegar parte do mesmo a outros elementos da equipa. Antes do início da implementação do projecto, o gestor de projecto deve sempre assegurar que:

• O desenrolar do projecto é definido tendo como elementos chave os objectivos gerais, entregas, âmbito, pressupostos, riscos, organização, etc.
• É feito um planeamento das actividades que mostre como o trabalho será realizado e entregue.

Um vez iniciado o projecto, o gestor de projecto deve gerir e controlar eficazmente o trabalho, incluindo:

• Identificar, acompanhar e resolver problemas que surjam no projecto
• Disseminar pro-activamente a informação do projecto a todas as partes interessadas
• Identificar, gerir e mitigar os riscos do projecto
• Assegurar que a solução tem uma qualidade aceitável
• Gerir pro-activamente o âmbito, de modo a que seja entregue somente o que foi acordado, a não ser que as alterações sejam aprovadas através do processo de gestão de alterações
• Definir e recolher métricas para ter uma noção do progresso do projecto e da qualidade das entregas produzidas
• Gerir o plano de actividades garantindo que foram atribuídos os recursos adequados à prossecução do projecto, bem como a sua conclusão dentro do prazo e orçamento acordados.

Não tem que ser o gestor de projecto a fazer tudo isto, mas sobre ele recai a responsabilidade de se certificar de que estes itens serão respeitados. Se o projecto está com problemas, não há controlo do âmbito, enfrenta riscos ou não estabelece correctamente as expectativas, é o gestor do projecto quem irá responder por isso.

O gestor de projectos deve ser uma pessoa organizada, com excelente capacidade de acompanhamento dos assuntos, ser orientada a processos, capaz de desempenhar múltiplas tarefas, com capacidade de raciocínio lógico, ser capaz de determinar as raízes dos problemas, ter um boa capacidade analítica, ser bom a estimar e gerir orçamentos e ter autodisciplina.

Responsabilidades pelas pessoas

Para além da competência em processos, um gestor de projectos deve ser competente na gestão de pessoas. Isso inclui:

• Ter a disciplina e a capacidade de gestão para certificar-se que todos seguem os processos e procedimentos estabelecidos
• Liderar as pessoas para que estas sigam o caminho definido. A liderança significa comunicar uma visão e fazer com que a equipa a aceite e se empenhe em alcançá-la
• Estabelecer expectativas razoáveis, desafiantes e claras para as pessoas e fazer com que estas assumam a responsabilidade e o compromisso de alcançá-las. Isso inclui fornecer um bom feedback sobre o desempenho a cada elemento da equipa.
• Capacidade para criar espírito de equipa, de modo a que as pessoas trabalhem bem em grupo e se sintam motivadas em trabalhar duramente para o projecto, em colaboração com os outros elementos da equipa. Quanto maior a equipa e mais longo o projecto, mais importante é ter esta capacidade de construir uma boa equipa.
• Comunicar pro-activamente, incorporando competências elevadas de comunicação verbal e escrita.

O gestor do projecto é responsável pelo sucesso do projecto. Se a equipa está com o moral em baixo e não está cumprindo os prazos, o gestor do projecto deverá tentar resolver o problema. Se membros da equipa não entendem exactamente o que se espera deles, então o gestor do projecto é responsável por isso.

Múltiplos papéis

Dependendo do tamanho e complexidade do projecto, o gestor do projecto poderá ter outras responsabilidades para além de gerir o trabalho. Por exemplo, ajudando no levantamento dos requisitos de negócio do projecto, no desenho da base de dados ou escrever alguma da documentação técnica. A gestão do projecto é uma função específica que uma pessoa pode desempenhar, mesmo que esta também esteja trabalhando em outras funções. Por exemplo, um gestor de projecto pode dedicar 45% do seu tempo em gestão do projecto, 25% em análise, 15% em desenho e 15% a escrever documentação técnica. A dedicação parcial à gestão do projecto significa que o projecto não tem dimensão suficiente para requerer um gestor de projecto a tempo inteiro. Dependendo do tamanho dos projectos, o tempo do gestor de projectos pode ser organizado de diversas maneiras:

• Desempenhar a função a tempo inteiro num único projecto grande
• Assumir funções de gestão de projecto em múltiplos projectos. A combinação do tempo dedicado em cada projecto corresponde a uma ocupação a tempo inteiro
• Desempenhar várias funções. Num projecto poderá, por exemplo, ser o gestor do projecto e o analista